Cómo planificar con google calendar

Cómo planificar con google calendar

Empieza dentro de poco el año 2022, y es momento de organizarse. Cada uno tiene su método. Hay veces que hay que pasar por distintas metodologías hasta que das con la tuya, así que vamos a hablar del sistema de "time blocking" Te lo voy a explicar con Google Calendar, ¡pero realmente lo puedes hacer también con una agenda en papel! 

Este sistema: 

- Complementa perfectamente cualquier otro método de planificación

- Te ayuda a ser más eficiente con tu tiempo

- Mejora la productividad

- Puedes utilizar tu día al máximo

- Te ayuda a completar las tareas en el día 

- Estructura tu semana para ayudarte a llegar a todos tus objetivos 

 

Qué es el time blocking

Esto es básicamente bloquear un bloque de tiempo en tu calendario para tareas específicas. De esta forma tienes todo tu día agendado por bloques de tiempo y sabes en qué tiempo tienes que hacer cada cosa. Cuando empieza y cuando acaba. Importante: no puedes pasarte de ese horario, porque si no retrasa todo lo demás. 

En vez de hacer listas de tarea con un listado tremendo, lo que haces es categorizar lo que haces y dedicarle ese bloque de tiempo a una cosa en concreto.

Al hacer eso no tienes límites de tiempo (el que tú te marques para cada temática) Además sabes cuántas tareas puedes hacer en un día. Al final, cuando nos estresamos es porque nos ponemos miles de tareas para hacer en un día y no puedes completarlas todas... por lo que te da la sensación de que el día no ha sido productivo. También así evitas empezar 2 cosas al mismo tiempo... empiezas una y respetas el tiempo que has fijado para ella.

como organizarse google calendar

Método efectivo para organizar tu tiempo 

Con este método puedes ver a vista de pájaro lo que puedes y no puedes hacer en un día, lo que lo convierte en una forma muy efectiva de administrar tu tiempo y ver qué es lo que en realidad puedes hacer en un día y lo que no puedes hacer en el día.

No unicamente lo laboral

Cada uno puede organizar su calendario como quiera. Hay mucha gente que pone TODO lo que hace. El tiempo que dedica a dormir, el que le dedica a comer e incluso para ocio. Si te cuesta mucho organizarte y saber el tiempo que le dedicas a cada cosa, quizás te puede ser útil hacer esto al principio.. aunque suene un poco exagerado.

Más que nada el objetivo es conocer de qué tiempo dispones, qué tiempo puedes ser flexible, qué hora tienes libres para poder poner alguna task que te viene de imprevisto.

 

Bloques por días

Ayuda mucho el trabajar por lotes, o sea, designar un día específico para tareas similares. Por ejemplo, si tienes que crear contenido para Instagram, dedícale un día entero para eso. Y utiliza el resto de días para otras cosas. Yo, por ejemplo, lo hago muchísimo para mi trabajo en crear contenido, porque tengo diferentes tareas que hacer para llegar a la meta de crear tantos artículos la semana, tantas publicaciones de la semana y en vez de trabajar semana con semana, producir un video, un blog.

 

Planifica tu calendario con antelación

Lo que hago es prepararme con anticipación y planearlo todo desde un inicio y crear el contenido. Producir todas las fotos desde un inicio. Así que yo organizo mis días por, por ejemplo:

- Todo lo que tengas que escribir

- Planificar los vídeos

- Planificar guiones o shootings

- Escribir artículos

- Escribir descripciones de instagram

contenido redes sociales

 

Cada vez que nos ponemos con una nueva tarea tenemos que concienciarnos y prepararnos. Por ejemplo, si haces vídeos de youtube tienes que preparar el sitio donde grabas, el aro de luz... etc. De esta forma te pondrías una tarde o el tiempo que le dediques y te quitarías de un golpe 2 o 3 vídeos. Así te olvidas por un cierto tiempo y puedes dedicar tu atención a otra cosa. Postproducción, leer comentarios, ponerte a escribir un post o cualquier otra cosa personal o profesional que tengas que hacer.

Lo bueno es que le dedicas un espacio seguido y te mentalizas de que ese tiempo te vas a sentar y vas a estar solo haciendo eso. Escribiendo durante horas, o grabando, o buscando inspiración para vídeos de TikTok o artículos. Sabes que lo tienes que acabar ese día, porque al día siguiente tienes un bloque de tiempo distinto.. y si no acabas se te terminan solapando unas cosas con otras.

TIP: este sistema sirve para ver de forma muy clara si te pones demasiadas tareas para hacer. Si ves que en ese bloque de tiempo no llegas a todo tienes que revisar tus bloques de tiempo. Puede ser que hayas sido muy optimista... y tengas que quitarte algo. También al contrario: al trabajar de forma concentrada te das cuenta de que rindes más y que podrías estar haciendo más cosas de las que estabas haciendo.

 

Usa temporizadores                 

Una buena idea puede ser usar temporizadores. Por ejemplo te lo pones 50 minutos y después descansas 10.


Organización previa

Entonces. Antes de empezar, te recomiendo que hagas una lista de cosas que  haces semana con semana y las vayas compilando por categorías por las que sean parecidas, por las acciones que sean parecidas. "Como este día tengo que hacer varias cosas similares a esto y este día agendar cosas relacionadas con esto y así poder aprovechar mejor tu semana"

 

Google Calendar o papel

Desde aquí te recomiendo que uses el calendario de Google Calendar, ya que es una maravilla tenerlo todo recogido en un mismo sitio. Además lo mejor es que se integra con muchas otras aplicaciones como Google Task. También puedes sincronizarlo con Trello. Entonces para mi Trello con Google Calendar es lo mejor que pudo haber pasado, porque entre los organismos mi contenido ahí pongo los checklist de la creación de contenido.

creacion de contenido

 

La sincronización, un live saver

Entonces el que esté sincronizado mi Google Calendar es lo mejor. Si tú tienes otras aplicaciones que se sincronizan con esto, va a ser una maravilla para ti.

 

Planificar con Google Calendar

¡Vamos a verlo de forma visual! Antes de empezar a planificar es bueno que te organices el año a nivel profesional. Piensa en este año, ¿has abarcado todo lo que querías?, ¿has conseguido los objetivos?, ¿qué cosas has hecho?

Esto te sirve para hacerte una idea de si este año has sido muy optimista con tus objetivos, si le has dedicado todo el tiempo que querías a un proyecto concreto o te has dispersado entre varias cosas y al final no hecho mucho. Piensa: 

- Cuál ha sido el tema de tu año en el 2021,

- Cuál va a ser el del 2022. Pueden ser varios, pero lo mejor es que te centres en 1 o 2 cosas.

 

¿Qué acciones tienes que hacer para llevar a cabo el objetivo de este año?

 Una vez que tienes tus objetivos definidos, puedes crear pequeño micro objetivos que te ayuden a conseguir el objetivo grande. 

Crear calendarios 

Puedes utilizar los calendarios como categorías o temáticas con diferentes colores para diferenciar cada bloque de tiempo en su respectiva categoría. Los calendarios aparecen en la parte de la izquierda y los puedes ir activando y van a ir apareciendo en tu calendario principal.

  •  Calendario personal
  •  Calendario profesional 

De esta forma puedes separar mejor lo que aparezca. Puedes hacerlo aparecer o desaparecer clicando sobre ello. 

La tarjeta la creas: dando click en el área donde quieras, le pones un nombre, le asignas el calendario.

                   

Fijar la hora de duración

Una vez has definido tus objetivos y las task que necesitas hacer para conseguir ese objetivo, puedes ir poniendo cada una de ellas en el calendario. A la hora de fijarlo piensa en el tiempo que le quieres dedicar a esa tarea. 

Si va a ser una hora, en qué hora exactamente va a iniciar y en qué hora va a finalizar. En más opciones puedes entrar más a detalle a la configuración. Si se repite cada día, cada semana, cada mes o si quieres seleccionar ciertos días, puedes seleccionar aquí y repetir cada dos semanas como tú lo quieras hacer. También tienes otras opciones donde puedes añadir descripciones o adjuntar archivos, agregar ubicación, añadir una notificación, etcétera.

         como usar google calendar

 

Luego le das a guardar y verás que la tarjeta aparece en el calendario.

Una vez la tienes en el calendario la puedes mover y poner donde quieras. Cuando mueves un bloque te pregunta si quieres editar solo este evento, si le dejo aquí para editar nada más esta tarjetita y la vamos a ver aquí y las demás se van a quedar en su lugar. Si le das a ·este evento y los posteriores· era a partir de este todos los demás se van a mover también.

 

Añadir tareas

Aquí también puedes añadir tareas. Por ejemplo, vamos a crear una, vamos a darle, editar, añadir fecha y hora. Una vez que yo haya completado la tarea, le das click y de esta forma aparece en tu plan semanal. Como ya la realizaste, sale tachado y es una forma como tu puedes organizar tus tareas.

 

google calendar  

 

¿Cómo organizar mejor tus días?

Fija cuáles son la horas que no tienes disponible y las horas en las que vas a dormir y creas un bloque con esto, para saber que ese tiempo no está disponible. 

Te recomiendo que hagas una lista como la que yo hice de todas las actividades que tengo que hacer en la semana sí o sí para realizar mi trabajo, hacer mis actividades de la escuela, cosas de organización y limpieza del hogar, todo ese tipo de actividades que tengo que hacer semana con semana y que tengo que designar algún día las anoté aquí y después lo que voy a hacer es agrupar las tareas que se parezcan.

Por ejemplo, todas las que tengan que ver con escribir sentada en la computadora los voy a hacer el mismo día. Después los que voy, los días que voy a grabar vídeos, los grabo el mismo día, edición de videos y fotos lo hago el mismo día también. Cosas como hacer comidas de la semana, lavar ropa, limpiar, organizar, planificar mi semana. Todo eso también va en un solo día. Diseños que tengo que hacer como gráficos para redes sociales, plantillas gratis para el blog, diseñar nuevos productos, etcétera.                   

- Cosas que no puedes mover 

 

  organizar contenido redes sociales

-Rutina de noche 

Así que no distraerme tanto con el celular, no quedarme viendo videos hasta las doce de la noche. Entonces esto me ayuda a estructurar mejor mi rutina de noche y poder cumplir con mi rutina de mañana al día siguiente. Así que te recomiendo iniciar por agendar tu rutina de noche, las actividades que quieres hacer en la noche, porque después puedes agendar super bien tu rutina de mañana. Que yo por ejemplo la gente así de 6:30 a 7:30 a.m. tengo una hora para realizar mi rutina de mañana.

organizacion

Fines de semana

poner bloques de tiempo más largos por cualquier cosa. No quiero que esto afecte mis cosas, que tengo agendas para después. Así que el tiempo en el gimnasio es a veces cosas que no dependen de mí,

Y una vez que tengo todo esto agendado, que son las cosas muy importantes para mi, mi rutina de mañana, mis comidas, mis clases, rutina de noche, mis horarios de gimnasio, mi rutina de limpieza, todo eso, ya puedo empezar a agendar mis horarios de trabajo y eventos que tenga importantes. Entonces voy a mostrar aquí un evento que ya tengo agendado para esa semana y es llevar a Tobías entrenamiento a Peteco y de una vez también mostrar los horarios de traslado

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Pero ahora si les voy a ir mostrando tareas importantes que hago todos los días, por ejemplo, lo primero es trabajar en la tienda en línea, preparar envíos de agendas de los pedidos que haya tenido un día anterior, checar correos, checar envíos pendientes que no hayan llegado, agenda, recolección, todo ese tipo de cosas logísticas y administrativas que tengan que hacer sobre la tienda en línea.

Y esto puede ser al mismo tiempo que estoy checando los mensajes. Me doy una media hora de redes sociales antes de finalizar el día y también al principio del día. Una vez que tenga todos los pendientes de la tienda en línea, empiezo a compartir historias del día, lo que sea que las quiera compartir. Ese día lo trato de empezar como en este horario y me lo estoy imaginando aquí porque luego lo olvido por completo y no comparto nada en historias.

Entonces ya me estoy dedicando un tiempo para OK. Este es el tiempo para publicar historias, actualizar en tu día o compartir promociones o ese tipo de cosas, porque mi trabajo está también en redes sociales, así que me tengo que dedicar también un tiempo para estar más presente en historias de Instagram y no nada más en publicaciones. Y también en fin de semana. Aquí agendo todos los días en que subo videos y eso es en cuanto a mi trabajo, como pequeñas rutinas que me pongo día con día para crear el hábito y tener estas tareas automatizadas.

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